Es una pregunta común de los líderes empresariales que son reacios a una renovación importante del sistema de TI o simplemente no se dan cuenta de los beneficios que se están perdiendo.
Pero el impulso de la industria continúa CRECIENDO para trasladar las operaciones financieras de software conocido como on-premises heredado a aplicaciones más nuevas que pueden satisfacer mejor los requisitos comerciales actuales.
🏭 Las empresas e instituciones están replanteando y/o ampliando sus modelos y estrategias de negocio e implementando nuevas tecnologías con las capacidades para apoyar esos nuevos enfoques. Cuando las empresas deciden reemplazar una aplicación central, como el ERP, la opción más común hoy en día es una aplicación basada en la NUBE.
Sin embargo, dado que un ERP es tan central para las operaciones diarias, muchos ejecutivos solo lo califican como riesgoso hacer cualquier cambio.
5️⃣pasos para documentar las necesidades de un nuevo sistema de software, los beneficios que traerá y la justificación para la inversión.
Paso 1️⃣ Evaluar el software actual (ERP) frente a las necesidades futuras
Paso 2️⃣Determinar los requisitos de un ERP y los costos estimados
Paso 3️⃣Calcular el Retorno de la Inversión (ROI)
Paso 4️⃣Crear un plan de implementación y despliegue
Paso 5️⃣Presenta tu argumento empresarial
Paso 1. Evaluar el software actual (ERP) frente a las necesidades futuras
Al construir tu análisis, comienza tomando en cuenta la estrategia de la empresa y las capacidades requeridas para ejecutar esta misma. Visualiza hacia las necesidades futuras.
Luego, identifica la brecha entre esas capacidades y el estado actual de los sistemas de ERP de tu organización y los procesos empresariales relacionados. Si es posible, compárate con algunas empresas similares para identificar áreas de oportunidad.
Existen beneficios potenciales al actualizar la tecnología, pero no lograrás muchos de esos beneficios si no entiendes dónde, cómo y por qué estás quedando corto.
Proporcionar el contexto del por qué se necesita un nuevo sistema de ERP, ayuda a todos los interesados a comprender el motivo del esfuerzo de transformación digital.
Consideraciones:
- Realiza una evaluación del sistema existente: Incorporando stakeholders internos, evalúa las fortalezas y debilidades de tu sistema actual y de los procesos actuales.
- Audita los procesos empresariales: Realiza una revisión de los procesos y flujos de trabajo para identificar cuellos de botella, redundancias y áreas de mejora.
- Enumera los costos actuales del proceso: Estima los costos operativos asociados con el sistema ERP existente, incluidos licencias de software, hardware, capacitación, consultoría, personal, mantenimiento continuo, actualizaciones y otros gastos asociados.
- Describe las ineficiencias del proceso existente: Identifica y documenta los problemas actuales, las ineficiencias y las limitaciones en los sistemas y procesos existentes, como datos faltantes o difíciles de acceder, tareas excesivamente manuales o la falta de datos en tiempo real.
- Suma el costo de las ineficiencias relacionadas con un ERP on-premises: Cuantifica el impacto financiero de las ineficiencias relacionadas con el sistema ERP on-premises actual, como el mantenimiento manual y los tiempos de inactividad disruptivos, u otras limitaciones del sistema como la falta de flexibilidad y la necesidad de personalizaciones.
Paso 2. Determinar los requisitos de un ERP y los costos estimados
Este paso describe qué abordará o mejorará el nuevo sistema de ERP dentro de la empresa en comparación con el ERP on-premises.
🟦Determina los requisitos funcionales
Realiza un análisis de los sistemas existentes para identificar las funcionalidades y características que el nuevo sistema ERP deberá tener.
🟦Define los módulos y las características necesarias
Especifica las características, beneficios y módulos esenciales y deseados para el nuevo sistema de ERP (ej. capacidades de aprendizaje automático e IA)
🟦Realiza un análisis de brechas funcionales
Identifica cualquier brecha entre las capacidades del sistema actual y la funcionalidad del sistema de ERP en la nube propuesto
🟦Crea un plan de implementación y despliegue
Las partes interesadas necesitan ver un plan detallado sobre cómo se implementará el sistema de ERP de reemplazo, incluidos cronogramas, fases, recursos necesarios, junto con posibles desafíos y estrategias de mitigación.
Un ejemplo genérico de una hoja de ruta para desplegar un ERP y HCM.
🟦Estima los costos de un ERP para más de cinco años
Pronostica los costos totales de la implementación, licencias y mantenimiento del sistema de ERP durante un periodo amplio.
Paso 3. Calcular el Retorno de la Inversión (ROI)
Este análisis 📈se basa en comparar las ganancias (aumento de los ingresos, mejor flujo de caja, mayor productividad del personal, menores costos de capital y menores costos de soporte), contra los costos de implementación y suscripción continua.
Comparar el costo total de propiedad (TCO) del nuevo sistema frente al costo de mantener y operar el sistema existente.
Se puede apoyar en referencias de la industria, estudios de analistas y modelos de madurez de procesos empresariales para evaluar una gama de modelos conservadores y probables para los retornos y costos.
El plan también debe proporcionar un cronograma estimado para mostrar cuánto tiempo tomará poner en marcha el nuevo sistema y cuándo se lograrán los beneficios esperados, esto permitirá a las partes interesadas comprender y visualizar el éxito y el como se medirá en el futuro.
Primero las necesidades comerciales críticas
Destaca cómo el sistema ERP aborda las brechas de capacidad críticas identificadas en la fase de evaluación (ej. la necesidad de automatización de procesos, análisis integrados, aprendizaje automático y capacidades colaborativas para mejorar la precisión y velocidad en la toma de decisiones)
Muestra mejoras en las operaciones comerciales
Demuestra cómo el nuevo sistema ERP puede ayudar a mejorar la eficiencia operativa y aumentar la productividad. Las ganancias de eficiencia pueden provenir de estandarizar, simplificar y automatizar procesos empresariales desarticulados. Proporciona métricas que estos cambios pueden mejorar (ej. la entrega a tiempo a los clientes o la reducción de los días de ventas pendientes)
Demuestra la reducción de costos
Un menor costo total de propiedad (TCO) es el valor potencial de pasar a un ERP basado en la nube, ya que reduce los costos de mantenimiento y elimina las actualizaciones, liberando al equipo de TI para que se concentre en iniciativas de mayor valor.
También elimina el gasto de capital para actualizaciones de hardware y operaciones de instalaciones de centros de datos. Además, pueden obtener ahorros adicionales simplificando y automatizando los procesos empresariales.
Un ejemplo de una proyección de costo-beneficio a cinco años para un proyecto de ERP hipotético.
Proporcionar una estrategia para realizar y medir ahorros
Detalla estrategias y planes para realizar el ahorro de costos anticipados a través de la implementación de un ERP. Crea indicadores clave de rendimiento (KPI) y puntos de referencia para rastrear el ahorro, una vez que tu organización esté operativa y utilizando la solución, de modo que permita cuantificar el ROI real.
Construir un plan de financiamiento
Que detalle los recursos financieros necesarios para el proyecto de implementación, incluidos los costos de software, requisitos de personal, soporte del implementador y otros gastos.
Paso 4. Crear un plan de implementación y despliegue
En esta sección, se abordarán las preocupaciones de adopción de la tecnología en el equipo de trabajo, mientras se muestra la viabilidad del proyecto y se presenta un cronograma realista. La rendición de cuentas es clave: muestra cómo rastrearás los resultados y qué sucederá si no se están logrando.
Paso 5. Presenta tu argumento empresarial
Es hora de presentar tu argumento empresarial a los stakeholders. En esta etapa, deseas destilar datos exhaustivos, análisis y planes en una visión general de alto nivel que comunique claramente a los ejecutivos la necesidad, beneficios, costos, riesgos y estrategias para la migración a un ERP.
1️⃣Conoce a tu audiencia
Al presentar el caso de negocio del ERP a los tomadores de decisiones, como la dirección o un comité de revisión, anticipa las preguntas o preocupaciones que puedan tener y trata de adaptar la presentación para abordar sus prioridades e intereses.
2️⃣Usa la visualización de datos
Aprovecha las herramientas de visualización de datos para ilustrar los beneficios, ahorros de costos y ROI de la implementación del nuevo sistema ERP.
Desde lo conservador hasta lo probable, esta visualización muestra el rango de posible retorno en un proyecto ERP hipotético.
3️⃣ No omitas aspectos financieros
Necesitas proporcionar proyecciones financieras detalladas, análisis de costo-beneficio y un desglose del ROI esperado para respaldar tu argumento. El director ejecutivo y otros tomadores de decisiones de la dirección necesitan datos financieros concretos para justificar este tipo de inversión.
La Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es un software que las empresas usan para supervisar sus operaciones comerciales diarias, cubriendo funciones como contabilidad, adquisiciones, gestión de proyectos, gestión de riesgos y cumplimiento, y operaciones de la cadena de suministro.
Extraído de:
Gagliordi, N. (26 de Febrero de 2024). Crea un argumento empresarial de ERP en cinco pasos con plantillas prediseñadas. Obtenido de Oracle México: https://www.oracle.com/mx/erp/erp-business-implementation-business-case/